Cztery moce udanych projektów (4Pak Goraj)

Cztery moce udanych projektów

“Wszystkie udane projekty są do siebie podobne, a każdy nieudany projekt jest nieudany na swój sposób.”

O co tu chodzi?

Gdy rozpoczynamy nowy projekt to pojawia się wiele pytań: 

  • Od czego mam zacząć?
  • Kogo powołać do zespołu projektowego?
  • Jakich narzędzi używać?
  • Jak często się spotykać z zespołem?
  • Robić spotkania wspólne czy dedykowane poszczególnym obszarom?

Każda metodyka zarządzania projektami aspiruje do bycia wiarygodnym źródłem odpowiedzi na powyższe pytania, ale praktyka wskazuje, że najlepsze zespoły wypracowują skuteczne sposoby pracy w doświadczeniu, wyciąganiu wniosków i ciągłym ulepszaniu. Czyli czyste PDCA (Plan Do Check Act). Ale przecież PDCA to stary wynalazek jakościowy z zeszłego wieku, a my chcemy być nowocześni. Zatem zaczynamy szukać nowości, które mają dać remedium w postaci idealnego systemu pracy. Zastanów się czy znasz kogoś kto powiedział ci, że od kiedy zastosował wszystkie zapisy z książek opisujących metodyki takie jak PMBoK’a czy ze Scrum Guide’a to jego projekt stał się w pełni udany? 

Cztery moce projektowe

Pracując z wieloma zespołami projektowymi zauważyłem, że wszystkie udane projekty łączą tzw. cztery moce projektowe:

Oznacza to, że najlepsi liderzy projektów:

  • wyznaczają jasną wizję celu projektu, która w zrozumiały sposób wskazuje w jaki sposób projekt przyniesie korzyści dla zaangażowanych stron,
  • zapewniają skuteczne narzędzia do realizacji zadań,
  • realizują projekt w taki sposób, żeby równomiernie dostarczać rezultaty i wspierać zrównoważony rozwój,
  • troszczą się o satysfakcję ludzi z zespołu w oparciu o zrozumienie ich potrzeb.

Model Czterech Mocy Projektowych to prosta metoda ciągłego rozwoju organizacji projektowej, która opiera się na Wizji, Narzędziach, Rezultatach i Satysfakcji. Model bazuje na doświadczeniu pracy w projektach oraz rozwoju organizacji projektowych w oparciu o przykłady w małych zespołach oraz wielkich organizacjach. Punktem wyjścia w jego tworzeniu były istniejące modele jakości i doskonałości projektowej takie jak: TOC, EFQM, IPMA Project Excellence Baseline oraz model czterech aktywności Junga wraz z jego implementacją takimi jak Insight Discovery czy rodzimy FRIS. Model można aplikować na wszystkie 3 poziomy zarządzania w organizacji projektowej takie jak portfele, programy i projekty.

Głównym założeniem modelu jest teza, że twój projekt jest tak mocny jak jego najsłabsze ogniwo. Zadaniem lidera projektu jest zrozumieć, która z mocy wymaga reakcji i usprawnienia w formie cyklu PDCA.

Jak to wykorzystać w projekcie?

Zatem jeśli Peter Drucker, guru zarządzania, miał rację mówiąc, że “nie można czymś zarządzać jeśli nie można tego zmierzyć”, to być może warto sprawdzić jaki jest obraz czterech mocy w twoim projekcie? 

Kroki postępowania:

  1. Omówcie w zespole rozumienie definicji każdej z czterech mocy. 
  2. Przeprowadźcie anonimową ankietę oceniającą poziom spełnienia każdej z mocy w skali 1-5:

5 – Bardzo dobrze spełnia wymagania lub przekracza je w niektórych aspektach

4 – Spełnia wymagania zgodnie z ustaloną definicją

3 – Dostatecznie spełnia wymagania z małymi wyjątkami

2 – Częściowo spełnia wymagania

1 – Zupełnie nie spełnia wymagań

  1. Omówcie rezultaty i skoncentrujcie uwagę na poprawie obszaru najniżej ocenionego.

Ankietę i omówienie należy powtarzać na podsumowaniach projektów (retrospektywach), dobrą praktyką jest comiesięczne sprawdzenie i dokumentowanie w formie wykresu trendów jak na poniższym przykładzie:

WIZJA

Oceniamy sposób w jaki zdefiniowana jest wizja, cele oraz priorytety na poziomie strategii oraz codziennych działań operacyjnych, aby skutecznie realizować zadania i osiągać oczekiwane rezultaty. Oceniamy również czy rzeczywiście skupiamy się na najważniejszych priorytetach organizacji w działaniach codziennych. Wizja również powinna objąć zespół i jego docelowy kształt i poziom działania wyznaczony przez lidera.

Wizję oceniam wysoko jeśli:

  1. Jest zdefiniowana zrozumiała i atrakcyjna wizja rezultatów oraz sposobów realizacji.
  2. Rozumiem jakie są priorytety i zgodnie z nimi nasza organizacja planuje działania.
  3. Zdefiniowana wizja rezultatów uwzględnia potrzeby kluczowych interesariuszy i dzięki temu dają gwarancję dostarczenia korzyści biznesowych.
  4. W kolejnym czasookresie uzgadniamy z właścicielem oraz zespołem, listę zadań do zrobienia wraz kryteriami akceptacji, które po zakończonym czasookresie przeglądamy wspólnie i potwierdzamy realizację lub uzgadniamy elementy do poprawy.

NARZĘDZIA

Oceniamy sposób w jaki zapewniony jest przejrzysty dostęp do potrzebnych narzędzi oraz procedur ze szczególnym naciskiem na skuteczną komunikację. 

Narzędzia oceniam wysoko jeśli:

  1. Posiadam dostęp do aktualnych i wygodnych narzędzi, które pozwalają mi dostarczać spodziewane rezultaty.
  2. Mogę sprawnie znaleźć potrzebna informację o postępach prac oraz kluczowych problemach i zagrożeniach bez potrzeby nadmiernego dopytywania innych członków zespołu.
  3. Kluczowe procedury są udokumentowane i dzięki temu nasza organizacja lepiej rozumie swoje reguły działania.
  4. Co najmniej raz na rok dokonujemy przeglądu istniejących narzędzi oraz procedur w celu identyfikacji i wdrożenia usprawnień.

REZULTATY

Oceniamy jak skuteczność realizacji celów i dążenia do realizacji wizji. Uwzględniamy potrzeby wszystkich zaangażowanych stron wraz potrzebami zrównoważonego rozwoju.

Rezultaty oceniam wysoko jeśli:

  1. Osiągam cele zgodnie z planem ze szczególnym uwzględnieniem priorytetów w danym czasookresie.
  2. Codziennie realizuję konkretne zadania, które są zaplanowane na dany czasookres.
  3. Osiągamy satysfakcję wszystkich zaangażowanych stron zgodnie z oczekiwaniami, ze szczególnym uwzględnieniem oczekiwań użytkowników oraz klientów.
  4. Nasze działania wspierają zrównoważony rozwój świata oraz społeczności lokalnej.

Zespół

Oceniamy w jaki sposób lider oraz zespół dba o poczucie satysfakcji, które przekłada się na energię do dalszej pracy i rozwoju organizacji projektowej. 

Wizję oceniam wysoko jeśli:

  1. Lider oraz współpracownicy mnie doceniają w formie podziękowań oraz zachęt do dalszego działania. 
  2. Moje wynagrodzenie jest współmierne do wykonywanej pracy oraz osiąganych rezultatów.
  3. Zespół jest wspierający i czuję się w nim dobrze. Praca w Zespole dodaje mi energii.
  4. Ciągle się rozwijam i uczę nowych rzeczy otrzymując nowe wyzwania.

Trzy etapy wdrożenia modelu czterech mocy w organizacji projektowej.

  1. Diagnoza i Szkolenie – zespół poznaje model i diagnozuje główne obszar do rozwoju, a następnie poznaje konkretne metody i narzędzia projektowe.
  2. Budowa i Uruchomienie – zespół buduje definicje metod oraz narzędzi, a następnie rozpoczyna używanie nowych metod oraz narzędzi
  3. Ewolucja i Doskonalenie – zespół przegląda działanie metod oraz narzędzi i dokonuje usprawnień.

Powyżej w wymienionych elementach umieścić linki do usług: Diagnozy i Wdrożenia narzędzia do zarządzania projektami.