Obecnie firmy dostosowują się do nowej sytuacji rynkowej. Zespoły się przeobrażają, następuje rotacja pracowników. W swojej pracy doradczej spotykam się z managerami, którzy pod presją czasu popełniają błąd. Wychodzą z założenia, że pracownicy domyślą się co jest kluczowym oczekiwaniem managera.
WYIMAGINOWANY KONFLIKT POKOLOENIOWY
Każda osoba, która zarządza zespołem kieruje się w swojej pracy hierarchią wartości. Te wartości wpływają na wyznaczanie celów dalekosiężnych jak również codzienne decyzje. Gdy te wartości nie są uświadomione to pojawia się nieporozumienie. Manager narzeka na nowych pracowników, którzy prezentują inne postawy niż on sam gdy rozpoczynał pracę kilka lat temu. Następuje polaryzacja manager kontra zespół oparta o wyimaginowany konflikt pokoleniowy. Pracownicy zaczynają się wycofywać z braniem dodatkowej odpowiedzialności. Zmniejsza się poziom zaangażowania. Na domiar złego, coraz więcej osób rozpoczyna popularną grę międzywydziałową w “przerzucanie piłeczki za płot”. Pojawiają się opóźnienia w projektach. Szef niczym strażak biega od pożaru do pożaru. Gdy kryzysowa sytuacja się przedłuża naturalną reakcją obronną pracowników jest postulat o precyzyjne zdefiniowanie podziału obowiązków. Powstają dokumenty, które nie nadążają za rzeczywistością i w praktyce nikt do nich nie zagląda. Takie środowisko pracy nie będzie dawać perspektywy rozwoju. Najlepsi ludzie będą z niego uciekać niczym pasażerowie z tonącego statku. W takiej sytuacji manager skazuje zespół na domyślanie się o co mu właściwie chodzi.
DLACZEGO EXPOSE??
Zatrudniony pracownik potrzebuje zrozumieć reguły, które obowiązują w nowym dla niego miejscu. W takim przypadku manager powinien jasno wyartykułować na czym mu zależy, aby uniknąć przykrych nieporozumień. Dzięki temu będzie czuł się bezpieczniej w relacji z przełożonym i zespołem. Jest szansa, że nie popełni niepotrzebnych błędów, a w wymagającej sytuacji weźmie dodatkową odpowiedzialność i przejdzie do działania.
Momenty, w których warto przedstawić kluczowe oczekiwania w formie expose:
- manager tworzy nowy zespół,
- następuje zmiana priorytetów w firmie,
- kierownik projektu uruchamia nowy projekt,
- nowy kierownik przychodzi do istniejącego już zespołu,
- nowy pracownik zostaje zatrudniony do zespołu,
- ktoś z zespołu otrzymuje awans i zostaje przełożonym swojego zespołu.
OD CZEGO ZACZĄĆ?
Warto zastanowić się nad tymi kluczowymi postawami, o które nam chodzi. Zapewne są to postawy, dzięki którym doszliśmy do miejsca, w którym dzisiaj jesteśmy. Na przykład dla kogoś będzie to samodzielność czyli postawa radzenia sobie w obliczu nieprzewidzianych okoliczności. Dla kogoś innego może być ważna postawa wzajemnego wsparcia w zespole. Taka osoba będzie zwracać uwagę na to jak poszczególne osoby pomagają sobie wzajemnie przezwyciężać trudności. Taki manager będzie podświadomie doceniał takich pracowników nawet w przypadku gdy nie będą oni liderami osiągnięć. W kolejnym kroku warto te postawy wypisać na kartce i uszeregować wg. naszego subiektywnego stopnia ważności. Gdy znamy postawy, o które nam chodzi, to dobrze jest połączyć je z najważniejszymi dla nas wartościami. Dzięki temu będziemy w stanie wyrazić expose w prostych słowach. Zazwyczaj nasze wartości są dla nas niczym kompas w trakcie podróży. Gdy świadomie potrafimy je nazwać to tak jak byśmy potrafili dobrze korzystać z kompasu w trakcie nawigacji na ocenie.
Oto przykłady wartości, które są dla większości managerów ważne. Istotne jest wybrać jedną lub maksymalnie dwie jako kluczowe:
Elastyczność, Zaufanie, Kreatywność, Efektywność, Bezpieczeństwo, Uczciwość, Lojalność, Wsparcie, Balans, Sukces, Motywacja, Perfekcjonizm, Odwaga, Pracowitość, Zaangażowanie, Wyzwania, Samodzielność, Przygoda, Duma, Wpływ.
STRUKTURA EXPOSE MANAGARSKIEGO
To istotne wystąpienie managera powinno składać się trzech kluczowych elementów:
- wyjaśnienie intencji – czyli przedstawienie co i dlaczego zostanie przedstawione,
- określenie kluczowych postaw – czyli przedstawienie najważniejszych wartości z konkretnymi przykładami, które obrazują szczególnie doceniane postawy,
- zakończenie expose – czyli zaproszenie do wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości.
Przykładowe expose może wyglądać tak:
- “Zdaję sobie sprawę, że dużo się u nas w firmie dzieje, jest wiele projektów i czasem trudno zrozumieć, co jest priorytetem. Dlatego chcę Wam przypomnieć, o co mi przede wszystkim chodzi, co jest dla mnie kluczowe, żebyście jeszcze lepiej mogli spełnić moje oczekiwania..”
- Kluczową dla mnie wartością jest wzajemne Wsparcie. Szczególnie doceniam sytuacje, takie jak ta, gdy Marcel uświadomił sobie, że nie będzie w stanie przygotować analizy, którą obiecaliśmy klientowi. W trakcie spotkania wewnętrznego, po wysłuchaniu problemu Marcela, Patrycja zaproponowała, że zapozna się z sytuacją i w miarę możliwości w weekend zaproponuje jakieś rozwiązanie, ponieważ ma w swoim archiwum podobne rozwiązania z poprzednich projektów. O takie właśnie wsparcie mi chodzi, że jeśli ktoś z nas ma problem, to inna osoba jest gotowa go wesprzeć..”
- To wszystko z mojej strony. Czy coś nie było jasne? Czy coś wymaga doprecyzowania?
CASE STUDY
Firma IT, produkcja oprogramowania. Wielkość zespołu: 175 osób.
Sytuacja – dlaczego oni nie wiedzą o co mi chodzi?
Już od 5 lat Michał pracuje w firmie. Pamięta jej początki. Był jednym z pierwszych zatrudnionych przez Agnieszkę, wizjonerkę i charyzmatyczną szefową. Przez pierwsze 2 lata pracowali w małym, pięcioosobowym zespole, zajmując się wsparciem klientów w rozwoju e-commerce. Zajmowali wtedy jedno pomieszczenie na drugim piętrze w biurowcu klasy B. Po tym czasie nastąpił przełom, pojawił się duży klient z zagranicy, który pozwolił na zatrudnienie kolejnych pracowników, szybki wzrost i przeniesienie do prestiżowej lokalizacji. Firma zaczęła rozwijać swój autorski zestaw narzędzi do wsparcia sprzedaży internetowej. Michał od zawsze zajmował się rozwojem nowych produktów. Jego dar do zajmowania się wieloma sprawami został bardzo szybko dostrzeżony przez Agnieszkę. Ostatnio nastąpił kolejny przełom w karierze Michała, został zaproszony do objęcia funkcji członka zarządu ds. rozwoju produktów. Nabrał nowej energii i z entuzjazmem ruszył do działania. Niestety wraz z objęciem nowej posady, okazało się, że Michał ma mniej czasu na dopilnowanie kolejnych etapów poszczególnych projektów. Ma teraz w swojej strukturze dyrektorów i kierowników, którzy pod niego podlegają i to oni dalej mają za zadanie dbać o szczegóły dostarczania projektów.
Niestety zaczęły się pojawiać niedociągnięcia i opóźnienia czasowe. Michał musiał coraz częściej wchodzić w tryb zarządzania kryzysowego. Biegając od pożaru do pożaru, coraz bardziej zaczynał się dziwić, że teraz ludzie są jacyś inni, bo nie są wystarczająco zaangażowani w pracę. W wielu przypadkach problemy musiały czekać na rozwiązanie od piątku do poniedziałku, co było dla Michała szokujące. Pamięta dobrze, jak zostawał kiedyś z zespołem w weekendy, żeby naprawiać problemy i dzięki temu firma wzrosła tak szybko. Po kolejnym stresującym tygodniu pracy i nerwowej rozmowie z Agnieszką, Michał doszedł do wniosku, że potrzebne jest wsparcie kogoś z zewnątrz, kto będzie mógł ocenić sytuację z dystansu i zaproponować najlepsze rozwiązanie.
Przypomniał sobie Ernesta, doświadczonego project managera i mentora, który w zeszłym roku był zaproszony przez Agnieszkę na jednodniowe konsultacje w sprawie wdrożenia zarządzania projektami. Tym razem Michał poprosił Ernesta o indywidualne konsultacje. W trakcie rozmowy Michał przedstawił kilka żywych przykładów sytuacji, w których odczuwał, że ludzie nie są wystarczająco zaangażowani. W trakcie dalszej konsultacji Michał uświadomił sobie, że brakuje jasnego, prostego przekazu w zakresie jego wymagań w stosunku do ludzi.
Michał otrzymał od Ernesta zadanie domowe w postaci przygotowania listy przykładowych postaw, które miały wskazać jego kluczowe wartości w pracy. Michał uświadomił sobie, że najbardziej docenia w ludziach samodzielność w rozwiązywaniu problemów i odwagę w przekazywaniu prawdziwych informacji, nawet jeśli są niepomyślne. Dzięki temu powstało pierwsze managerskie expose Michała. W kolejnych dniach próbnie wygłosił je swojemu dobrego koledze, który od lat prowadzi biuro architektoniczne. Zebraną informację zwrotną włączył do ostatecznego kształtu wystąpienia. Dobry moment na pierwsze wygłoszenie expose pojawiło się przy rekrutacji Tymoteusza, nowego specjalisty do zespołu. W trakcie kolejnych tygodni Michał zaczął upraszczać przekaz do swojego zespołu. Po pierwsze poczuł, że jego komunikat jest bardziej wyrazisty.
Po drugie pojawiły się sytuacje, które były przykładem samodzielności i odwagi, o które Michałowi chodziło. Najbardziej zapadła mu w pamięć sytuacja, w której pewnego czwartkowego popołudnia przyszedł do Michała Tymoteusz i zaraportował z poważną miną, że nowy produkt, którego premiera jest zaplanowana na poniedziałek, ma w kilka kluczowych błędów i jest duże ryzyko, że pojawią się kłopoty. W pierwszej chwili Michał się zdenerwował że dowiaduje się o tym bałaganie tak późno, ale po chwili refleksji zrozumiał, że mówiąc ludziom, o tym, jak ważna jest dla niego odwaga i wskazując przykład przekazywania złych wieści, wzmocnił wśród swoich ludzi gotowość mówienia, jak jest. Następnego dnia cały zespół spędził czas na kryzysowym przekładaniu premiery o 4 tygodnie. Michał miał jeszcze trudną rozmowę z Agnieszką, która nadspodziewanie dobrze zareagowała na jego wieści. Ostatecznie premiera okazała się wielkim sukcesem. Okazało się, że użytkownicy mogą poczekać 4 tygodnie dłużej na dobry jakościowo produkt.
Porady praktyczne do Twojego pierwszego managerskiego expose:
- Warto dać sobie chwilę czasu na refleksję w poszukiwaniu kluczowych postaw i wartości. Można skonsultować z zaufaną osobą co widać jej z perspektywy w naszym działaniu jako kluczowe.
- Wygodnie jest zacząć od wyboru jednej, maksymalnie dwóch wartości i poszukać konkretnych przykładów sytuacji, które je dobrze obrazują. Jeśli wybierzemy więcej wartości do expose to ucierpi na tym wyrazistość naszego przekazu.
- Jeśli napotykasz na trudność w znalezieniu tego co najważniejsze to przypomnij sobie najbardziej frustrujące sytuacje we współpracy z podwładnymi w ciągu ostatnich 3 miesięcy – jeśli przeanalizujemy źródło naszych największych frustracji to najprawdopodobniej wyjdą przeciwieństwa naszych kluczowych wartości.
- Spróbuj nazywać wartości prostymi słowami. Np. w trakcie pracy z jednym z klientów po przeanalizowaniu postawy kreatywności, okazało się, że właściwie chodzi o samodzielność.
- Każdą wartość należy opisać przykładem, historią, która to dobrze obrazuje.
- Kluczowej wartości rzadko się zmieniają natomiast konkretne przypadki, które je obrazują będą się pojawiać nowe. Warto przytaczać nowe, prawdziwe przykłady.
- W expose można zawrzeć dobre przykłady postępowania konkretnych osób z zespołu, dzięki temu upieczesz dwie pieczenie na jednym ogniu. Po pierwsze wyjaśnić o co Tobie chodzi, po drugie docenisz ważne dla Ciebie postawy. W takim przypadku warto dodawać nowe historie w kolejnych wystąpieniach z expose dzięki temu unikniesz faworyzowania konkretnych osób i opowiadania w kółko tych samych przykładów.
- Expose to jest przekazanie Twoich najważniejszych wymagań w formie decyzji. To Ty podejmujesz decyzję co dla Ciebie jest najważniejsze. Na końcu wystąpienia warto zapytać po to żeby upewnić się, czy zostałeś właściwie zrozumiany przez współpracowników. W tym miejscu nie należy pytać o opinie lub wątpliwości i otwierać dyskusji nad sensem Twojego expose. Nie pytaj zatem na końcu: “I co o tym sądzicie?” Czy macie jakieś uwagi lub wątpliwości?” Zamiast tego zapytaj “czy wszystko było dla Was jasne?” i jeśli pojawią się pytania to pomóż ludziom doprecyzować to, czego nie zrozumieli, żeby rozwiać wątpliwości.
UPROŚCIĆ ŻYCIE
Pandemia COVID-19 to czas próby dla większości biznesów. W firmach kończą się zapasy finansowe i nie ma pola manewru na nieudane projekty. Teraz jest najlepszy moment, żeby przygotować zespół do skutecznej pracy projektowej – tak, żeby rozwijać się dalej, pomimo trudności.
*Artykuł opublikowany w magazynie Sprawny.Marketing 05/2021
