WYIMAGINOWANY KONFLIKT POKOLOENIOWY

Każda osoba, która zarządza zespołem kieruje się w swojej pracy hierarchią wartości. Te wartości wpływają na wyznaczanie celów dalekosiężnych jak również codzienne decyzje. Gdy te wartości nie są uświadomione to pojawia się nieporozumienie. Manager narzeka na nowych pracowników, którzy prezentują inne postawy niż on sam gdy rozpoczynał pracę kilka lat temu. Następuje polaryzacja manager kontra zespół oparta na wyimaginowanym konflikcie pokoleniowym. Pracownicy zaczynają się wycofywać z braniem dodatkowej odpowiedzialności. Zmniejsza się poziom zaangażowania. Na domiar złego, coraz więcej osób rozpoczyna popularną grę międzywydziałową w “przerzucanie piłeczki za płot”, przez co pojawiają się opóźnienia  w projektach, zaś szef niczym strażak biega od pożaru do pożaru.

Gdy kryzysowa sytuacja się przedłuża naturalną reakcją obronną pracowników jest postulat precyzyjnego zdefiniowania podziału obowiązków. Powstają dokumenty, które nie nadążają za rzeczywistością i w praktyce nikt do nich nie zagląda.

Takie środowisko pracy nie będzie dawać perspektywy rozwoju, a najlepsi ludzie będą z niego uciekać niczym pasażerowie z tonącego statku. W takiej sytuacji manager skazuje zespół na domyślanie się o co mu właściwie chodzi. Rozwiązaniem tego problemu okazać sie może expose, czyli krótkie wystąpienie managera, w którym przedstawi on w zwięzły sposób swoje intencje, okresli oczekiwane postawy oraz odpowie na wątpliwości pracowników.

DLACZEGO EXPOSE??

Zatrudniony pracownik potrzebuje zrozumieć reguły, które obowiązują w nowym dla niego miejscu. W takim przypadku manager powinien jasno wyartykułować na czym mu zależy, aby uniknąć przykrych nieporozumień. Dzięki temu pracownik będzie czuł się bezpieczniej w relacji z przełożonym i zespołem. Jest szansa, że nie popełni niepotrzebnych błędów, a w wymagającej sytuacji weźmie dodatkową odpowiedzialność i przejdzie do działania.

Momenty, w których warto przedstawić kluczowe oczekiwania w formie expose:

OD CZEGO ZACZĄĆ?

Warto żebyś zastanowił się nad kluczowymi postawami, o które Ci chodzi. Zapewne są to postawy, dzięki którym doszedłeś do miejsca, w którym dzisiaj jesteś. Dla kogoś może to być samodzielność, dla innej osoby z kolei ważna będzie postawa wzajemnego wsparcia w zespole. Taka osoba będzie zwracać uwagę na to, jak poszczególne osoby pomagają sobie wzajemnie przezwyciężać trudności i podświadomie doceniać takich pracowników, nawet w przypadku kiedy nie będą liderami ościągnięć.

Następnie wypisz ważne dla Ciebie postawy na kartce i uszereguj je według Twojego subiektywnego stopnia ważności. Dobrze jest połączyć je z najważniejszymi dla Ciebie warościami. Dzięki temu będziesz w stanie wyrazić w prostyc słowach. Zazwyczaj Twoje wartości są dla Ciebie niczym kompas w trakcie podróży. Gdy świadomie potrafisz je nazwać, to tak jakbyś potrafił dobrze korzytać z kompasu w trakcie nawigacji na oceanie.

Oto przykłady wartości, które są dla większości managerów ważne. Istotne jest wybrać jedną lub maksymalnie dwie jako kluczowe:

STRUKTURA EXPOSE MANAGARSKIEGO

To niezwykle istotne wystąpienie managera powinno składać się trzech kluczowych elementów:

Przykładowe expose może wyglądać tak:

“Zdaję sobie sprawę, że dużo się u nas w firmie dzieje, jest wiele projektów i czasem trudno  zrozumieć, co jest priorytetem. Dlatego chcę Wam przypomnieć, o co mi przede wszystkim chodzi, co jest dla mnie kluczowe, żebyście jeszcze lepiej mogli spełnić moje oczekiwania. Kluczową dla mnie wartością jest wzajemne wsparcie. Szczególnie doceniam sytuacje,  takie jak ta, gdy Marcel uświadomił sobie, że nie będzie w stanie przygotować analizy, którą obiecaliśmy klientowi. W trakcie spotkania wewnętrznego, po wysłuchaniu problemu Marcela, Patrycja zaproponowała, że zapozna się z sytuacją i w miarę możliwości w weekend zaproponuje jakieś rozwiązanie, ponieważ ma w swoim archiwum podobne rozwiązania z poprzednich projektów. O takie właśnie wsparcie mi chodzi, że jeśli ktoś z nas ma problem, to inna osoba jest gotowa go wesprzeć. To wszystko z mojej strony. Czy coś nie było jasne? Czy coś wymaga doprecyzowania?

JAK STWORZYĆ SWOJE PIERWSZE EXPOSE?

Warto dać sobie chwilę na refleksję w poszukiwaniu najważniejszych postaw i wartości. Możesz skonsultować z zaufaną osobą, jakie Twoje działania postrzega jako kluczowe.

Zacznij od wyboru jednej, maksymalnie dwóch wartości i poszukaj konkretnych przykładów sytuacji, które je dobrze obrazują. Jeśli wybierzesz więcej wartości to ucierpi na tym wyrazistość Twojego przekazu.

Jeśli napotkasz na trudność w znalezieniu tego co najważniejsze, to przypomnij sobie najważniejsze frustrujące sytuacje we współpracy z podwładnymi w ciągu ostatnich trzech miesięcy – jeśli przeanalizujesz źródło Twoicj największych frustracji, to najprawodpodobniej wyjdą przeciwieństwa Twoich kluczowych wartości.

PORADA:

Spróbuj nazwać wartości prostymi słowami. W trakcie pracy z jednym z moich klientów po przeanalizowaniu postawy nazwanej przez niego jako „kreatywność” okazało się, że właściwie chodzi mu o samodzielność 🙂

Pamiętaj, że każdą wartość należy opisać przykładem, historią, która to dobrze obrazuje. Kluczowe wartości zmieniają się rzadko, natomiast często pojawiają się nowe przypadki, które je charakteryzują.

W expose można zawrześ dobre przykłady postępowania kokretnych osób z zespołu – dzięki temu umieczesz dwie pieczenia na jednym ogniu. Po pierwsze, wyjaśnisz o co Ci chodzi; po drugie – docenisz ważne dla Ciebie postawy. W takim przypadku warto dodawać nowe historie w kolejnych wystąpieniach expose. Pozwoli Ci to na uniknięcie faworyzowania konkretnych osób i opowiadania siągle tych samych przykładów.

Expose to przekazanie Twoich najważniejszych wymagań w formie decyzji. To Ty podejmujesz decyzję, co dla Ciebie jest najważniejsze. Na końcu wystąpienia warto upenić się, czy zostałeś dobrze zrozumiany przez współpracowników. Nie pytaj jednak „Co o tym sądzicie? Czy macie jakieś uwagi?” Zamiast tego zapytaj „Czy wszystko było dla Was jasne?” i jeśli pojawią się jakieś pytania, pomóż doprecyzować ludziom to, czego nie zrozumieli, aby rozwiać wszelkie wątpliwości.

CASE STUDY

Firma IT, produkcja oprogramowania. Wielkość zespołu: 175 osób.

Sytuacja – dlaczego oni nie wiedzą o co mi chodzi?

Już od 5 lat Michał pracuje w firmie. Pamięta jej początki. Był jednym z pierwszych zatrudnionych przez Agnieszkę, wizjonerkę i charyzmatyczną szefową. Przez pierwsze 2 lata pracowali w małym, pięcioosobowym  zespole,  zajmując się wsparciem klientów w rozwoju e-commerce. Zajmowali wtedy jedno pomieszczenie na drugim piętrze w biurowcu klasy B. Po tym czasie nastąpił przełom, pojawił się duży klient z zagranicy, który pozwolił na zatrudnienie kolejnych pracowników, szybki wzrost i przeniesienie do prestiżowej lokalizacji. Firma zaczęła rozwijać swój autorski zestaw narzędzi do wsparcia sprzedaży internetowej.

Michał od zawsze zajmował się rozwojem nowych produktów. Jego dar do zajmowania się wieloma sprawami  został bardzo szybko dostrzeżony przez Agnieszkę. Ostatnio nastąpił kolejny przełom w karierze Michała, został zaproszony do objęcia funkcji członka zarządu ds. rozwoju produktów. Nabrał nowej energii i z entuzjazmem ruszył do działania. Niestety wraz z objęciem nowej posady, okazało się, że Michał ma mniej czasu na dopilnowanie  kolejnych etapów poszczególnych projektów. Ma teraz w swojej strukturze dyrektorów i kierowników, którzy pod niego podlegają i to oni dalej mają za zadanie dbać o szczegóły dostarczania projektów.

Po jakimś czasie zaczęły pojawiać się niedociągnięcia i opóźnienia czasowe. Michał musiał coraz częściej wchodzić w tryb zarządzania kryzysowego. Biegając od pożaru do pożaru,  coraz bardziej zaczynał się dziwić, że teraz ludzie są jacyś inni, bo nie są wystarczająco zaangażowani w pracę. W wielu przypadkach problemy musiały czekać na rozwiązanie od piątku do poniedziałku, co było dla Michała szokujące. Pamięta dobrze,  jak zostawał kiedyś z zespołem w weekendy, żeby naprawiać problemy i dzięki temu firma wzrosła tak szybko. Po kolejnym stresującym tygodniu pracy i nerwowej rozmowie z Agnieszką, Michał doszedł do wniosku, że potrzebne jest wsparcie kogoś z zewnątrz, kto będzie mógł ocenić sytuację z dystansu i zaproponować najlepsze rozwiązanie.

Otrzymał od Ernesta zadanie domowe w postaci przygotowania listy przykładowych postaw, które miały wskazać jego kluczowe wartości w pracy. Michał uświadomił sobie, że najbardziej docenia w ludziach samodzielność w rozwiązywaniu problemów i odwagę w przekazywaniu prawdziwych informacji, nawet jeśli są niepomyślne. Dzięki temu powstało pierwsze managerskie expose Michała. W kolejnych dniach próbnie wygłosił je swojemu dobrego koledze. Zebraną informację zwrotną włączył do ostatecznego kształtu wystąpienia. Dobry moment na pierwsze wygłoszenie expose pojawiło się przy rekrutacji Tymoteusza, nowego specjalisty do zespołu.

W trakcie kolejnych tygodni Michał zaczął upraszczać przekaz do swojego zespołu. Po pierwsze poczuł, że jego komunikat jest bardziej wyrazisty. Po drugie pojawiły się sytuacje, które były przykładem samodzielności i odwagi, o które Michałowi chodziło. Najbardziej zapadła mu w pamięć sytuacja, w której pewnego czwartkowego popołudnia przyszedł do Michała Tymoteusz i zaraportował z poważną miną, że nowy produkt, którego premiera jest zaplanowana na poniedziałek, ma w kilka kluczowych błędów i jest duże ryzyko, że pojawią się kłopoty. W pierwszej chwili Michał się zdenerwował że dowiaduje się o tym bałaganie tak późno, ale po chwili refleksji zrozumiał, że mówiąc ludziom, o tym, jak ważna jest dla niego odwaga i wskazując przykład przekazywania złych wieści, wzmocnił wśród swoich ludzi gotowość mówienia, jak jest. Następnego dnia cały zespół spędził czas na kryzysowym przekładaniu premiery o 4 tygodnie. Michał miał jeszcze trudną rozmowę z Agnieszką, która nadspodziewanie dobrze zareagowała na jego wieści. Ostatecznie premiera okazała się wielkim sukcesem. Okazało się, że użytkownicy mogą poczekać 4 tygodnie dłużej na dobry jakościowo produkt.

UPROŚCIĆ ŻYCIE

Dzisiaj manager to osoba bardzo zapracowana, skupiona na działaniu, zajęta do granic możliwości. Dlatego coraz bardziej potrzebne są zrozumiałe komunikaty i jasne przykłady, które obrazują o co nam chodzi. Dobre expose może być wspaniałym przykładem prostoty i szansą na docenienie konkretnych osób, wymieniając ich postawy jako przykłady w konkretnych sytuacjach. Dzięki temu zbudujesz w swoich pracownikach większą odpowiedzialność, która daje satysfację w pracy projektowej.

*Artykuł opublikowany w magazynie Sprawny.Marketing 05/2021