czyli jak sprawić, żeby jeden miesiąc pracy był bardziej skuteczny niż poprzednich sześć.
WYZWANIA PROJEKTOWE
W sierpniu 2018 Wydział Biologii Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu podjął się wyjątkowego zadania na skalę kraju. Rozpoczął projekt mający na celu udostępnić swoje archiwa 2 milionów eksponatów zebranych w ciągu ostatnich 200 lat. Ta przepastna kolekcja obejmuje między innymi takie ciekawostki jak zbiór owadów z dorzecza Amazonii, które nasz podróżnik Arkady Fidler, zdołał przywieźć z jednej ze swoich wielkich podróży. Projekt został zaplanowany na 3 lata. 60 osobowy zespół miał za zadanie zdigitalizować wszystkie materiały. W skład konsorcjum realizującego projekt weszło Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe (PCSS), którego rolą było dostarczenie technologii i zbudowanie portalu oraz aplikacji mobilnej do prezentowania wszystkich eksponatów.
Po kilku miesiącach pracy w projekcie pan Profesor Bogdan Jackowiak, kierownik projektu i jednocześnie wielki pasjonat budowy portalu, zwrócił się do nas z prośbą o zapewnienie realizacji projektu zgodnie z metodyką PRINCE2 a jednocześnie żeby nie “zabić” wszystkich dokumentacją. Ponadto głównym wyzwaniem dla zespołu okazał się proces tworzenia portalu oraz aplikacji mobilnej.
Naszym zadaniem było przygotowanie ciekawego szkolenia z zarządzania projektem dla 10 osobowego zespołu zarządzającego, który na co dzień był rozproszony oraz zaangażowany również w inne projekty. Zależało nam, by pokazać zespołowi badaczy i profesorów uczelnianych, że szkolenie z zarządzania projektami może być przyjazne, praktyczne a do tego zgodne z metodyką PRINCE2. Po zakończeniu szkolenia, które zawierało dużą dawkę praktycznych ćwiczeń oraz przykładów grupa była zadowolona, a chwilami nawet entuzjastyczna! To był dobry moment, żeby rozpocząć wdrażanie elementów Agile/Scrum w obszar wytwarzania portalu i aplikacji mobilnej. Jakaż była nasza radość gdy zespół zgodnie stwierdził, że w miesiąc pracy nową metodą zrobili więcej niż w poprzednie pół roku. Po prostu przeszliśmy z dyskusji o wytwarzaniu produktu do wytwarzania produktu, konkretnych modułów i funkcjonalności i to dało wszystkim najwięcej radości.
ZAKRES PROJEKTU SZKOLENIOWO-DORADCZEGO
- analizowanie dokumentacji projektowej
- adaptacja ww. dokumentacji na wytyczne wynikające ze stosowania metodyki PRINCE2
- opracowanie programu szkoleń, przygotowanie materiałów wraz z ćwiczeniami szkoleniowymi w oparciu o dokumentację, jaka będzie stosowana w ramach zarządzania projektem
- przeprowadzenie szkoleń dla zespołu zarządzającego projektem; celem warsztatu było pokazanie jak działa metodyka na podstawie projektu: “Cyfrowe udostępnianie informacji sektora publicznego ze źródeł administracyjnych i zasobów nauki”
- zapewnienie jakości i zgodności z ustaloną metodyką działania podczas indywidualnych konsultacji z zespołem zarządzającym
- opracowanie głównego planu zarządzania projektem – “planu lotu” dla zespołu administracyjnego zarządzającego
- opracowanie wzorów dokumentów niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu
- prowadzenie doradztwa w trakcie realizacji projektu (on-going), mającego na celu weryfikację umiejętności praktycznego wdrażania dokumentacji projektu
- prowadzenie warsztatów w postaci produktywnego spotkania, podczas którego z zespołem koordynatorów z ramienia UAM oraz deweloperów z PCSS budowaliśmy portal internetowy wraz z bazą już zdigitalizowanych materiałów z wykorzystaniem backlogu. Strona ta wraz z bazą jest budowana na potrzeby różnych jej przyszłych grup użytkowników – począwszy od studentów akademickich, czy grupy naukowców, a kończywszy na grupie urzędników administracji publicznej, sądowej czy celnikach
KORZYŚCI DLA ORGANIZACJI
- zapewnienie zgodności projektu z metodyką zarządzania projektami PRINCE2 co było wymogiem formalnym
- rozwój kompetencji zarządzania projektami zespołu zarządzającego w oparciu o praktyczne zastosowanie nowoczesnych metod zarządzania projektami Agile/Scrum.
- zwiększenie świadomości o wadze i skuteczności właściwej komunikacji w grupie koordynatorów poszczególnych zadań co zaowocowało częstszymi a krótszymi i bardziej produktywnymi spotkaniami
- zwiększenie szans na sukces projektu zgodnie z założeniami
– profesor Bogdan JackowiakEfekty wdrożenia PRINCE2+Agile oceniam znakomicie. Szczególnie w zakresie podniesienia kultury pracy całego zespołu. Pracownicy weszli na nowy poziom działania. Goraj.com w sposób metodyczny, używając angażujących ćwiczeń, pomogło zbudować koleżeńską formę współpracy w projekcie. Szczególnie poprawiła się terminowość realizacji powierzonych zadań.
Kierownik projektu AMUNATCOLL
