Case study: PRINCE2 w projekcie digitalizacji materiałów archiwalnych Wydziału Biologii UAM

Wydział Biologii UAM już od sierpnia 2018 rozpoczął digitalizację materiałów archiwalnych i będzie kontynuował do sierpnia 2021.

Dla naszego Klienta ogromnym wyzwaniem jest przede wszystkim digitalizowanie materiałów zebranych w ogromnych archiwach UAM, stworzenie jednej wspólnej internetowej bazy zawierającej wszystkie różnorodne okazy, jak również zarządzanie i koordynowanie kilkuletnim procesem digitalizacji oraz powstawania portalu. Dla nas wyzwaniem jest rozwinięcie kompetencji menadżerskich niespełna 10 osobowego zespołu zarządzającego, który na co dzień jest rozproszony oraz zaangażowany również w inne projekty. Ponadto chcemy, pokazać właśnie temu zespołowi badaczy i profesorów uczelnianych, że szkolenie z zarządzania projektami może być przyjazne, praktyczne a do tego zgodne z metodyką PRINCE2.
Co zrobiliśmy:

  1. Analizowanie dokumentacji projektowej.
  2. Dokonanie adaptacji ww. dokumentacji na wytyczne wynikające ze stosowania metodyki PRINCE2.
  3. Opracowanie programu warsztatów szkoleniowych, w tym przygotowanie materiałów wraz z zadaniami i ćwiczeniami szkoleniowymi w oparciu o dokumentację, jaka będzie stosowana w ramach zarządzania projektem.
  4. Przeprowadzenie warsztatów szkoleniowych dla zespołu zarządzającego projektem. Celem warsztatu jest pokazanie jak działa metodyka na podstawie projektu: “Cyfrowe udostępnianie informacji sektora publicznego ze źródeł administracyjnych i zasobów nauki”
  5. Zapewnienie jakości i zgodności z ustaloną metodyką działania na indywidualnych konsultacjach z zespołem zarządzającym.
  6. Opracowanie głównego planu zarządzania projektem – “planu lotu” dla zespołu administracyjnego zarządzającego.
  7. Opracowanie wzorów dokumentów niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu.
  8. Prowadzenie szkoleń uzupełniających w formie doradztwa w trakcie realizacji projektu (on-going), mających na celu weryfikację umiejętności praktycznego wdrażania dokumentacji projektu.
  9. Prowadzenie warsztatów w postaci produktywnego spotkania, podczas którego z zespołem koordynatorów z ramienia UAM oraz deweloperów z PCSS budowaliśmy portal internetowy wraz z bazą już zdigitalizowanych materiałów z wykorzystaniem backlogu. Strona ta wraz z bazą jest budowana na potrzeby różnych jej przyszłych grup użytkowników – począwszy od studentów akademickich, czy grupy naukowców, a kończywszy na grupie urzędników administracji publicznej, sądowej czy celnikach.

Rezultat/korzyść dla Klienta i dla nas:

  1. Zapewnienie zgodności projektu AMU Nature Collections z metodyką zarządzania projektami PRINCE2.
  2. Rozwój kompetencji zarządzania projektami zespołu zarządzającego (10 osób) w oparciu o praktyczne zastosowanie nowoczesnych metod zarządzania projektami.
  3. Zwiększenie świadomości o wadze i skuteczności wspólnych spotkań face to face w grupie koordynatorów co zaowocowało częstszymi, a krótszymi i bardziej produktywnymi spotkaniami.
  4. Zwiększenie szans na sukces projektu zgodnie z założeniami. Ciekawostki: 1. 2 mln okazów. 2. Różnorodność grup użytkowników: np celnicy.