Case Study: Poprawa komunikacji w firmie Sprawny Marketing

Wyzwania projektowe:

Co się dzieje gdy twoja firma dynamicznie się rozwija, jesteś liderem branży i zespół systematycznie rośnie? Pojawia się coraz więcej projektów i pomysłów na kolejne projekty. Zatrudniasz nowe osoby do zespołu ale cały czas masz wrażenie, że horyzont się nie przybliża. Wręcz przeciwnie, jest coraz więcej chaosu komunikacyjnego. Skrzynki mailowe pękają w szwach i każdego dnia trzeba zostać po godzinach żeby być ze wszystkich na bieżąco. Taki przypadek dopadł zespół firmy Sprawny Marketing, która jest liderem konferencji z zakresu marketingu pod nazwą I ♥️ Marketing. Cezary Lech, prezes firmy zadzwonił do mnie z prośbą o wsparcie po kolejnych narzekaniach zespołu, że ludzie czują się przeciążeni pracą, a w szczególności chaosem komunikacyjnym.

Po moim pierwszym spotkaniu diagnostycznym zespołem rzeczywiście okazało się, że ponad 20-osobowy team pracuje z trzema dużymi produktami o ogólnopolskim zasięgu takimi jak konferencja, wydawanie magazynu oraz organizacji szkoleń. Podstawowym kłopotem było zainteresowanie ludzi tematyką zarządzania projektami i wspólnego wyboru najlepszego narzędzia do pracy grupowej, które w prosty sposób można byłoby używać w celu komunikacji związanej z projektami.

Zakres projektu szkoleniowo-doradczego:

  1. Diagnoza obecnej sytuacji oraz potrzeb w zakresie narzędzia do pracy grupowej.
  2. Szkolenie ze zwinnych metod zarządzania Agile/Scrum.
  3. Analiza oraz wybór narzędzia obejmujący potrzeby i punkt widzenia zespołu. Sugestią Zarządu było aby to było narzędzie zespołu zatem zespół miał je wybrać.
  4. Wdrożenie wybranego narzędzia i powołanie roli project management office.
  5. Szkolenie zespołu oraz przygotowanie prostego dokumentu Reguł Zarządzania Projektami, który wyjaśnia sposób stosowania narzędzia i zapewnia przejrzystość dla całego zespołu.

Korzyści dla firmy:

  1. Mniej maili w skrzynkach, więcej komunikacji w narzedziu do zarządznaia zadaniam (zespół wybrał Nozbe). Dzięki temu łatwiej się ludziom skoncentrować na priorytetach.
  2. Lepsza terminowość wykonania zadań, dzięki ustaleniu jasnych zasad planowania ciągu realizacji poszczególnych kroków. W pracy kreatywnej to ma duże znaczenie ponieważ wiele zadań od pomysłu do realizacji musi przejść przez kilkoro specjalistów.
  3. Większy porządek w projektach i możliwość realizowania większej ilość przedsięwzięć tą samą ilością ludzi.
  4. Większy spokój i poziom zadowolenia wśród pracowników.

Opinia klienta.
Dobra opinia mówi same za siebie.

Od długiego czasu czuliśmy potrzebę wprowadzenia w firmie narzędzia do zarządzania projektami.Nie wiedzieliśmy jednak, jakie wybrać spośród ogromnej oferty na rynku, a także jak przeprowadzić sam proces wdrożenia, żeby odbyło się to relatywnie płynnie i bez spadku efektywności pracy w czasie wdrożenia.Błażej pomógł nam na kilku poziomach:- przeszkolenia zespołu z zarządzania projektami- wyboru dopasowanego do naszych potrzeb narzędzia- przeprowadzenia sprawnie procesu wdrożenia, dzięki czemu odbył się on płynnie A najlepszą rekomendacją tego, jak ważne i potrzebne było wdrożenie takiego narzędzia, było dla nas to, jak krótko po wprowadzeniu tej zmiany nasi pracownicy zaczęli wrzucać screeny pustych skrzynek mailowych z adnotacją ,,pierwszy raz od 3 lat”

Katarzyna Granops-Szkoda / CEO w sprawny.marketing