Case Study: Połączyliśmy PRINCE2 + Agile

czyli jak sprawić, żeby jeden miesiąc pracy był bardziej skuteczny niż poprzednich sześć.

Wyzwania projektowe

W sierpniu 2018 Wydział Biologii Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu podjął się wyjątkowego zadania na skalę kraju. Rozpoczął projekt mający na celu udostępnić swoje archiwa 2 milionów eksponatów zebranych w ciągu ostatnich 200 lat. Ta przepastna kolekcja obejmuje np. takie ciekawostki jak zbiór owadów z dorzecza Amazonii, które nasz podróżnik Arkady Fidler, zdołał przywieźć z jednej ze swoich wielkich podróży. Projekt został zaplanowany na 3 lata. 60 osobowy zespół miał za zadanie zdigitalizować wszystkie materiały przy użyciu skanerów i aparatów fotograficznych wysokiej rozdzielczości. W skład konsorcjum realizującego projekt weszło Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe (PCSS), którego rolą było dostarczyć technologię i zbudować portal oraz aplikację mobilną do prezentowania wszystkich eksponatów.

Po kilku miesiącach pracy w projekcie pan Profesor Bogdan Jackowiak, kierownik projektu i jednocześnie wielki pasjonat budowy portalu, zwrócił się do nas z prośbą o to, żebyśmy zapewnili, że projekt jest realizowany zgodnie z metodyką PRINCE2 i jednocześnie żeby nie “zabić” wszystkich dokumentacją. Ponadto głównym wyzwaniem dla zespołu okazał się proces tworzenia portalu oraz aplikacji mobilnej. 

Naszym wyzwaniem było przygotowanie ciekawego szkolenia z zarządzania projektem dla 10 osobowego zespołu zarządzającego, który na co dzień był rozproszony oraz zaangażowany również w inne projekty. Ambitnie podeszliśmy do tematu, chcąc pokazać właśnie temu zespołowi badaczy i profesorów uczelnianych, że szkolenie z zarządzania projektami może być przyjazne, praktyczne a do tego zgodne z metodyką PRINCE2. Gdy uporaliśmy się ze szkoleniem, w którym umieściliśmy dużą dawkę praktycznych ćwiczeń oraz przykładów grupa była zadowolona, a chwilami nawet entuzjastyczna! To był dobry moment, żeby rozpocząć wdrażanie elementów Agile/Scrum w obszar wytwarzania portalu i aplikacji mobilnej. Jakaś była nasza radość gdy zespół zgodnie stwierdził, że w miesiąc pracy w nowej metodzie pracy zrobili więcej niż w poprzednie pół roku. Po prostu przeszliśmy z dyskusji o wytwarzaniu produktu do  wytwarzania produktu,konkretnych modułów i funkcjonalności i to dało wszystkim najwięcej radości.

Zakres projektu szkoleniowo-doradczego

  1. Analizowanie dokumentacji projektowej.
  2. Dokonanie adaptacji ww. dokumentacji na wytyczne wynikające ze stosowania metodyki PRINCE2.
  3. Opracowanie programu warsztatów szkoleniowych, w tym przygotowanie materiałów wraz z zadaniami i ćwiczeniami szkoleniowymi w oparciu 

o dokumentację, jaka będzie stosowana w ramach zarządzania projektem. 

  1. Przeprowadzenie warsztatów szkoleniowych dla zespołu zarządzającego projektem. Celem warsztatu jest pokazanie jak działa metodyka na podstawie projektu: “Cyfrowe udostępnianie informacji sektora publicznego ze źródeł administracyjnych i zasobów nauki” 
  2. Zapewnienie jakości i zgodności z ustaloną metodyką działania na indywidualnych konsultacjach z zespołem zarządzającym.
  3. Opracowanie głównego planu zarządzania projektem – “planu lotu” dla zespołu administracyjnego zarządzającego.
  4. Opracowanie wzorów dokumentów niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu.
  5. Prowadzenie szkoleń uzupełniających w formie doradztwa w trakcie realizacji projektu (on-going), mających na celu weryfikację umiejętności praktycznego wdrażania dokumentacji projektu.
  6. Prowadzenie warsztatów w postaci produktywnego spotkania, podczas którego z zespołem koordynatorów z ramienia UAM oraz deweloperów z PCSS budowaliśmy portal internetowy wraz z bazą już zdigitalizowanych materiałów z wykorzystaniem backlogu. Strona ta wraz z bazą jest budowana na potrzeby różnych jej  przyszłych grup użytkowników – począwszy od studentów akademickich, czy grupy naukowców, a kończywszy na grupie urzędników administracji publicznej, sądowej czy celnikach

Korzyści dla organizacji

  1. Zapewnienie zgodności projektu z metodyką zarządzania projektami PRINCE2 co było wymogiem formalnym.
  2. Rozwój kompetencji zarządzania projektami zespołu zarządzającego w oparciu o praktyczne zastosowanie nowoczesnych metod zarządzania projektami Agile/Scrum.
  3. Zwiększenie świadomości o wadze i skuteczności właściwej komunikacji w grupie koordynatorów poszczególnych zadań co zaowocowało częstszymi a krótszymi i bardziej produktywnymi spotkaniami
  4. Zwiększenie szans na sukces projektu zgodnie z założeniami.

Opinia klienta:

profesor Bogdan Jackowiak:

“Efekty wdrożenia PRINCE2+Agile oceniam znakomicie. Szczególnie w zakresie podniesienia kultury pracy całego zespołu. Pracownicy weszli na nowy poziom działania. Goraj.com w sposób metodyczny, używając angażujących ćwiczeń, pomogło zbudować koleżeńską formę współpracy w projekcie. Szczególnie poprawiła się terminowość realizacji powierzonych zadań. “